结论先行：AV 预算按会议类型定，别按场地大小定
同样的 500 ㎡ 会场，一场内部培训可能只需要投影加两个手持麦，一场发布会却要 P2 全彩屏加灯光矩阵，设备预算能差 5–10 倍。所以先定类型，再定配置：
| 会议类型 | 核心诉求 | 建议预算占比 |
|---|---|---|
| 培训 / 内部会 | 看得清、听得见 | 总预算 5%–8% |
| 年会 / 晚宴 | 氛围与舞台效果 | 总预算 15%–25% |
| 新品发布会 | 视觉冲击力与直播 | 总预算 20%–35% |
| 国际论坛 | 同传与多语种 | 总预算 12%–20% |
一、LED 屏：点间距决定观看距离
| 型号 | 点间距 | 最佳观看距离 | 参考价（元/㎡/天） | 适用 |
|---|---|---|---|---|
| P2 | 2 mm | 2–15 米 | 300–500 | 发布会、近距离观看 |
| P2.5 | 2.5 mm | 3–20 米 | 220–380 | 年会、主舞台背景 |
| P3 | 3 mm | 4–30 米 | 160–280 | 大型会议、远距离观看 |
| P4 | 4 mm | 6–40 米 | 120–200 | 体育馆、超大会场 |
面积估算：主屏宽度 ≈ 舞台宽度的 60%–80%；屏高 ≈ 屏宽的 0.5625（16:9）。500 人以上的场，主屏面积通常 40–80 ㎡，两侧再加副屏。
省钱提示：观众席最后一排到屏的距离超过 25 米时，P3 与 P2 的肉眼差异很小，没必要上 P2。
二、音响：按面积和人数估功率
| 会场面积 | 建议功率 | 音箱配置 | 麦克风 |
|---|---|---|---|
| ≤ 200 ㎡ | 600–1000 W | 2 只主扩 + 2 只返听 | 2 手持 + 1 领夹 |
| 200–500 ㎡ | 1000–2000 W | 4 只主扩 + 2 只返听 + 低音 | 4 手持 + 2 领夹 |
| 500–1000 ㎡ | 2000–4000 W | 线阵 6–8 只 + 补声 | 6 手持 + 4 领夹 |
| > 1000 ㎡ | 4000 W 以上 | 线阵 + 延时音箱 | 8 只以上，配调音台 |
关键不是功率而是覆盖：长方形深会场必须加延时音箱，否则后场听不清。这一项最容易被省掉，也最容易出事故。
三、同声传译
- 通道数 = 需要的语种数（中英双语为 2 通道：中文原音 + 英文翻译）。
- 译员间：需独立隔音间、可视窗口能看到舞台与屏幕，每间 2 名译员轮换。
- 接收机：按参会人数 1:1 配备，另备 5% 冗余；散场回收要有押金或签收流程。
- 预算参考：同传译员 3000–6000 元/人/天，设备（译员台 + 接收机）另计 80–150 元/台/天。
四、酒店提供还是自带供应商
| 方案 | 优点 | 缺点 | 适用 |
|---|---|---|---|
| 酒店自有设备 | 配合顺畅、无进场费 | 型号固定、报价偏高 | 培训、小型会议 |
| 外部供应商 | 配置灵活、性价比高 | 需进场费与协调时间 | 发布会、年会、大型论坛 |
必问的一句话：外部供应商进场是否收进场费、搭建时间是否另计时、用电是否另收电费。这三项经常在结算时才冒出来。
五、适合上大型设备的场地
- 中国重庆科学会堂 — 13000 ㎡，83 个会议厅，大型论坛与多分会场
- 国家会展中心（上海） — 27226 ㎡，69 个会议厅，超大型展会与发布会
- 苏州国际博览中心 — 25000 ㎡，52 个会议厅，展与会结合
- 厦门国际会展中心 — 11583 ㎡，28 个会议厅
- 重庆国际会议展览中心 — 15000 ㎡，14 个会议厅
- 青岛世博城国际会议中心 — 4230 ㎡，容纳 4000 人，客房 1950 间
下一步
把「会议类型 + 人数 + 最后一排到屏的距离」三件事告诉供应商，让他们出两套方案（标准版与增强版）对比。差价通常集中在 LED 点间距和灯光上，这两项按实际观看距离定，不要凭感觉加预算。